Ontslagbrief schrijven? Dit moet erin staan (plus 6 voorbeelden)

Moet je een ontslagbrief schrijven? Wij hebben 6 keer een ijzersterk ontslagbrief voorbeeld geschreven, zodat je daar inspiratie uit kunt halen. Ook geven we je tips over wat er in een ontslagbrief moet staan en hoe je een ontslagbrief verstuurt. Zo kun jij op een professionele manier je baan opzeggen.

 

Wat is een ontslagbrief?

Wil je ontslag nemen op je werk? Dan is het belangrijk om eerst je leidinggevende hiervan op de hoogte te stellen in een persoonlijk gesprek. Daarna moet je je opzegging ook zwart op wit zetten. Dit doe je in een ontslagbrief.

 

Is een ontslagbrief verplicht?

In principe zou een mondeling ontslag voldoende moeten zijn. Toch kun je beter het zekere voor onzekere nemen en een ontslagbrief schrijven. Verstuur dus altijd, nadat je je vertrek mondeling hebt aangekondigd, ook een formele ontslagbrief. Dit dient als bewijs dat je op tijd hebt opgezegd en dat je je opzegtermijn in acht hebt genomen.

 

Hoe maak ik een goede ontslagbrief?

De opbouw van een ontslagbrief is bijna altijd hetzelfde. Er zijn een aantal onderdelen die verplicht zijn, zoals je naam en adres, het feit dat je je contract wil beëindigen en de datum waarop je uit dienst treedt.

In een goede ontslagbrief bedank je je werkgever ook voor de goede samenwerking. Heb je een fijne tijd gehad? Ben je blij met de kansen die je hebt gehad van je leidinggevende? Heb je veel geleerd? Door dit soort dingen in je ontslagbrief te noemen, weet je werkgever dat -ie wordt gewaardeerd en sluit je je werkzame periode bij dit bedrijf goed af. Mocht je nieuwe werkgever nog bellen voor referenties, dan is het wel zo fijn als je op een positieve manier weg bent gaan.

 

Aan wie moet je je ontslagbrief richten?

In de meeste situaties richt je je ontslagbrief aan je directe leidinggevende. Net als in de aanhef van je sollicitatiebrief doe je dit op een nette, professionele manier. Omdat je je leidinggevende waarschijnlijk goed kent, is een informele aanhef prima. Bijvoorbeeld: “Beste meneer Janssen,”. Heb je een goede band met je manager, dan kun je ook zijn of haar voornaam noemen in de aanhef: “Beste mevrouw Boersma, Janny,”.

 

Werk je bij een groot bedrijf, dan kun je je ontslagbrief indienen bij je directe leidinggevende én de HR-afdeling. Werk je bij een klein bedrijf en heb je geen directe manager, dan kun je je ontslagbrief het beste naar de directeur sturen.

 

 

Hoe moet je een ontslagbrief indienen?

Je moet je ontslagbrief klaar hebben staan voordat je je manager op de hoogte brengt van je aanstaande vertrek. Zo kun je je ontslag direct schriftelijk bevestigen.

Een ontslagbrief is alleen rechtsgeldig als deze daadwerkelijk is ontvangen door je werkgever. Het is dus belangrijk dat je een bevestiging van ontvangst krijgt.

 

Ontslagbrief aangetekend versturen

Je ontslagbrief kun je het beste aangetekend per post sturen. Je krijgt dan een verzendbewijs en de ontvanger moet tekenen voor ontvangst. Op die manier weet je zeker én heb je bewijs dat je brief goed aangekomen is.

 

Ontslagbrief persoonlijk overhandigen

Als je wilt, kun je je ontslagbrief ook persoonlijk aan je manager geven. Bijvoorbeeld direct na het gesprek waarin je je vertrek aankondigt, of de volgende dag.

 

Ontslagbrief per mail versturen

Je zou je ontslagbrief per mail kunnen indienen, maar dat is niet de beste optie. Er bestaat namelijk een kans dat de e-mail niet goed aankomt bij je leidinggevende, of dat hij of zij de brief niet leest. In dat geval geldt je ontslag niet.

Wil je je ontslagbrief toch per mail versturen, vraag dan in je brief om een bevestiging van ontvangst. Op die manier weet je zeker dat je werkgever je ontslagbrief in goede orde heeft ontvangen en ook daadwerkelijk heeft gelezen.

 

Wat moet er in een ontslagbrief staan?

Een officiële ontslagbrief bestaat uit een aantal verplichte onderdelen, maar ook uit een aantal optionele elementen.

 

Verplichte onderdelen ontslagbrief

Om een ontslagbrief officieel te maken, moet -ie de volgende informatie bevatten:

1. Jouw naam en adres
2. Naam en adres van je werkgever
3. Datum en plaats
   Welke datum zet je in je ontslagbrief? Dat is makkelijk: de verzenddatum van de brief en de plaats waarin je de ontslagbrief hebt opgesteld en ondertekend.
4. Aanhef en naam van je leidinggevende
5. Opzegging van de arbeidsovereenkomst
   Het doel van je ontslagbrief is benoemen dat je je baan opzegt. Zeg dus expliciet in je ontslagbrief dat je je arbeidsovereenkomst wil beëindigen.
6. Datum van uitdiensttreding
   Geef in je ontslagbrief aan wanneer je laatste werkdag is. Houd daarbij rekening met je opzegtermijn. Deze is meestal 1 maand.
7. Ondertekening
   Eindig je ontslagbrief met een afsluitende groet, je naam en handtekening.

 

Optionele onderdelen ontslagbrief

Je kunt je ontslagbrief zo lang of kort maken als je zelf wilt. Het is wel zo netjes om je brief aan te kleden met wat meer dan alleen een opsomming van de verplichte informatie. Denk bijvoorbeeld aan de volgende onderwerpen:

• Dankwoord
  Gaan jij en je werkgever op goede voet uit elkaar? Maak dan van de gelegenheid gebruik om je leidinggevende in je ontslagbrief te bedanken voor de kansen die je hebt gekregen, de dingen die je hebt geleerd en de fijne tijd die je met elkaar hebt gehad. Wie weet heb je je werkgever in de toekomst nog nodig. Dan is het wel zo handig om op een sympathieke manier afscheid te hebben genomen.
• Reden voor vertrek
  Als je wilt, kun je in je ontslagbrief ook toelichten waarom je je baan opzegt. Bijvoorbeeld dat je een nieuwe baan met meer doorgroeimogelijkheden hebt gevonden. Of dat je tijd je in de eerste levensjaren van je kind fulltime aan het ouderschap wil besteden. Als je een negatieve reden hebt, blijf dan toch beleefd en professioneel.
• Opname van vakantiedagen
  Wil je nog vakantiedagen of verlofdagen opnemen voor je laatste werkdag? Dat kan alleen in overleg met je werkgever. Je kunt deze wens al wel benoemen in je ontslagbrief.
• Getuigschrift of aanbeveling
  Je kunt je leidinggevende vragen om een getuigschrift voor je op te stellen, zodat je die kunt laten zien aan toekomstige werkgevers. Je kunt hem of haar ook vragen een aanbeveling op LinkedIn voor je te schrijven.

 

 

Ontslagbrief voorbeelden

Heb je inspiratie nodig voor je eigen ontslagbrief? Hieronder vind je 3 keer een standaard ontslagbrief voorbeeld.

       

 

Ontslagbrief in speciale omstandigheden

Meestal verstuur je een ontslagbrief als je een vast contract hebt dat je wil opzeggen. In dat geval is er niets bijzonders aan de hand en kun je je arbeidsovereenkomst eenzijdig opzeggen, zolang je je maar houdt aan de opzegtermijn. Maar wellicht gelden er voor jou bijzondere omstandigheden. Dat heeft invloed op de aard van je ontslagbrief.

 

Ontslagbrief bij tijdelijk contract

Heeft jouw contract een einddatum? Dan is het een tijdelijk contract, bijvoorbeeld een jaarcontract. Het uitgangspunt is dat je contract automatisch eindigt op de afgesproken datum. Je hoeft je werkgever hier niet van op de hoogte te stellen, maar het is wel zo netjes als je dit wel doet.

Wil je je tijdelijke contract eerder opzeggen dan de einddatum? Dan kan dat alleen in overleg met je werkgever. Die heeft het recht om dit verzoek te weigeren, tenzij er in je contract een tussentijds opzegbeding staat.

 

Ontslagbrief op staande voet / per direct

Is er een dringende reden die een direct vertrek bij je werkgever rechtvaardigt? Word je bijvoorbeeld geïntimideerd, of wordt je loon niet uitbetaald? Dan kun je op staande voet je ontslag indienen. Het is belangrijk dat je ontslagbrief aan alle voorwaarden voldoet, zodat hier geen discussie over kan ontstaan. Win altijd eerst juridisch advies in voordat je deze stap zegt, zodat je niet zonder recht op uitkering komt te zitten.

 

Ontslagbrief proeftijd

Heb je een nieuwe baan en zit je nog in je proeftijd? Dan kan je op ieder gewenst moment ontslag nemen. De proeftijd is er namelijk om te ontdekken of er een goede klik is tussen werkgever en werknemer. Is die klik er niet, of zijn er andere zaken waardoor een contract niet reëel is, dan kun je in de proeftijd zonder problemen uit elkaar.

Indien de werkgever daarom vraagt, ben je verplicht om een reden te geven voor het annuleren van je proeftijd. Hieronder vind je een ontslagbrief voorbeeld tijdens de proeftijd.

   

Ontslagbrief nul uren contract

Heb je een nul uren contract, dan is je ontslagbrief gelijk aan een ‘gewone’ ontslagbrief. Er is echter 1 verschil: de opzegtermijn. Bij een nul uren contract is de opzegtermijn, terwijl dit voor een ‘gewoon’ contract meestal 1 maand is.

 

Ontslagbrief pensioen

Nader je je pensioendatum? Als je de pensioengerechtigde leeftijd bereikt, hoef je je werkgever alleen te vragen om een aanzegging te doen van het opzeggen van de arbeidsovereenkomst. Als je wil stoppen voor je pensioendatum, dus als je vroegtijdig met pensioen gaat, moet je wel officieel je ontslag indienen. Je moet dan ook de opzegtermijn respecteren. Dat zie je hieronder ook in het ontslagbrief voorbeeld.

 

 

Ontslagbrief voorbeeld bij slechte verstandhouding met je werkgever

Niet elke baan is even leuk. Het kan in je carrière best eens voorkomen dat je werk je ongelukkig maakt. Misschien ervaar je geen klik met je collega’s of heb je een slechte relatie met je leidinggevende. Hoewel dit zwaarwegende redenen kunnen zijn om een nieuwe baan te zoeken, rechtvaardigt dit nooit een emotionele ontslagbrief vol verwijten, hatelijke opmerkingen of gemene beschuldigingen.

In je ontslagbrief blijf je altijd beleefd, hoe slecht de verstandhouding met je werkgever ook is. Het is nooit een goed idee om je baas persoonlijk te beledigen, een respectloze toon aan te slaan of op een andere manier je negativiteit de vrije loop te laten. Dit komt je professionele reputatie niet ten goede.

Als je wil kun je de reden voor je vertrek in neutrale termen omschrijven. Kan je dit niet opbrengen, hou je ontslagbrief dan zo kort en zakelijk mogelijk.

 

Ontslagbrief tips

Ben je klaar om je ontslagbrief te versturen? Lees nog even onze tips om de puntjes op de i te zetten.

 

  TIP 1   Weet je het echt zeker?
Voordat je je ontslagbrief verstuurt, moet je 100 procent zeker weten dat je je baan wil opzeggen. Een ontslagbrief kan je namelijk niet meer intrekken of ongedaan maken. Denk dus goed na over alle gevolgen van je ontslag, voordat je je ontslagbrief verstuurt.

 

  TIP 2   Maak je ontslagbrief niet te lang (maar ook niet te kort)
Je hoeft er geen heel epistel van te maken, maar je ontslagbrief hoeft ook niet uit maar 2 zinnen te bestaan. Kies voor de gulden middenweg: een korte ontslagbrief waar de essentiële onderwerpen aan bod komen en ook nog wat ruimte is voor een persoonlijke noot.

 

  TIP 3   Vind de juiste balans tussen een formele en informele ontslagbrief
Je weet waarschijnlijk zelf het beste hoe formeel of informeel de communicatie bij je werkgever doorgaans is. Werk je bij een formele, hiërarchische organisatie, dan word waarschijnlijk van je verlangd dat je een formele ontslagbrief stuurt. Bij een kleiner bedrijf ben je vaak wat vrijer om een meer persoonlijke, informele ontslagbrief te sturen.

 

  TIP 4   Gebruik je persoonlijke contactinformatie
Waarschijnlijk ga je kort voor of na je vertrek de toegang tot je werkmail verliezen. Heb je een zakelijk telefoonnummer, dan zal je daar ook niet meer op te bereiken zijn. Gebruik in je ontslagbrief dus je persoonlijke e-mailadres en telefoonnummer, zodat je werkgever je ook na je ontslag nog kan bereiken.

 

  TIP 5   Zorg voor een nette opmaak
Net als voor je CV en sollicitatiebrief geldt ook voor je ontslagbrief: zorg dat de opmaak netjes en verzorgd is. Zorg er ook voor dat er geen typ- en spelfouten in je brief staan, want dit komt niet professioneel over.

 

Lees ook: